Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа

Модульна контрольна бота

з дисципліни: "Організація роботи з документами"

на тему:

"Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання"

Зміст

Вступ. 3

1. Підготовка документів до зберігання і наступного використання. 4

2. Правила формування справ. 8

3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу. 13

Висновок. 17

Використана література. 19

Вступ

Документована інформація є основою управління Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа. Його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства.

Фіксована в уніфікованих формах службових документів інформація, що переміщається в часі та просторі, покладена в базу управлінських процесів та є їхнім матеріальним виявом Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, водночас забезпечуючи юридичну силу і виконання прийнятих управлінських рішень. Навчальна дисципліна "Організація роботи з документами" має на меті розглянути особливості організації роботи зі службовими документами.

Управлінська інформація потребує документування, тобто створення документів та організації роботи з ними. Процеси створення і функціонування документів у органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа та організаціях усіх форм власності нероздільні.

Організовуючи боту зі службовими документами, необхідно створення мозгов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення мозгов для всіх видів робіт із документами від моменту складання чи отримання до знищення чи передавання до архіву, становить Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрація, розгляд документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, підготовка справ до зберігання та користування.

1. Підготовка документів до зберігання і наступного Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа використання

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає внутри себя:

- експертизу наукової і удобної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та удобної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа.

Бота з організації і проведення експертизи цінності документів виновата проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів виновата проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За плодами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Для Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа ОДПС, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником ОДПС після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує керівник ОДПС.

Після закінчення діловодного року в Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця бота органікличується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

- перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа цифрами;

- складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

- складання підсумкового запису справи;

- підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

- оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

- назва ОДПС;

- назва структурного підрозділу;

- індекс справи;

- заголовок справи;

- № тому;

- дата;

- кількість аркушів Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа;

- термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в их не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.

Датою справи постійного і тривалого зберігання, а також справи Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, які містять декілька томів, є крайні дати документів, занесених до справи.

Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дата складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження.

Датою особової справи є дати підпису наказів про призначення та звільнення працівника.

Внутрішній опис для Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх маленький зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа.

У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через символ “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий підпис з розшифруванням) і датується.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного эталону, включаються до описів справ.

Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік.

Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа пошук документів.

Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідалеких за діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу ОДПС. При цьому необхідно дотримуватись таких правил:

- номер структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ структурного підрозділу № 12-21 і заведені у 2008 році матимуть номер 12-21/П-08 (постійного зберігання); 12-21/Т-08 (тривалого зберігання); 12-21/ОС-08 (з особового складу);

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, виновата відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і ОДПС Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа у цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером;

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, включених Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа до опису, перший і останній номери за описом, а також при необхідності вказуються особливості нумерації справ в описі.

Опис справ структурного підрозділу підписується особою, що його підготувала (із зазначенням посади й дати), погоджується з керівником діловодної служби та затверджується керівником структурного підрозділу.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа разом з реєстраційним журнальчиком і контрольно-обліковими картками передаються на зберігання до архіву ОДПС через два роки після завершення їх у діловодстві. Так, справи за 2006 рік повинні передаватись на зберігання до архіву у 2009 році).

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.

Справи Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.

У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

2. Правила формування справ

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, методів Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа порядку і систематизуються усередині справи.

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із величавым обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідалеким за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.

Установлюється такий порядок групування Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, що належить органу вищого рівня);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, разуміщених у судові, особові та перехідні.

Если цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням 1-го питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включаються документи тільки з 1-го питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою персональних компьютер'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не має перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), разуміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів установи групуються у дві справи:

протоколи й документи до их (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань колегіальних Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа органів (порядок денний, перечень запрошених, перелік осіб, що виступають, макет розсадження тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються 1-го протоколу, - за порядком денним засідання Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа.

Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності установи, або за создателями ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою й систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Під час відновлення листування з певного питання, що почалося попереднього року, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

В особових справах документи групуються в Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про приймання на боту (договор); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книги. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно. Документи усередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ установи здійснює її служба діловодства.

Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, потребують оформлення.

Оформлення справи це підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу.

Повне оформлення справи передбачає:

оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;

нумерацію аркушів у справі;

складання підсумкового напису справи;

складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи;

підшивання оформлення обкладинки справи;

внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа справи.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;

складання підсумкового напису;

складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа не провадиться.

Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.

3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового та постійного зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання. В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа усієї установи.

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання належать заглавия справ, що відклалися в структурних підрозділах установи упродовж року, а також заглавия справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заглавия справ входять до зведеного опису тільки після звіряння з описами Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано некорректно, то вона підлягає переформуванню.

У разі виявлення нестачі справ, включених до опису структурного підрозділу, архів установи разом зі службою діловодства Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють входи з їх розшуку.

Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку описів справ структурного підрозділу. Заглавия справ, що містять документи за кілька років, включаються до річного розділу зведеного опису відповідно до Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа норм, викладених до описів справ установи чи структурного підрозділу. Як уже зазначалось, у такому разі наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи формувалися в діловодстві, зазначається:

"Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, №", а графи 3, 4 опису не заповнюються.

Заглавия справ, включених до річного розділу зведеного опису Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їхня кількість не сягне числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються упродовж наступних років, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.

Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюється Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа.

Описи справ тривалого зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індексу "Т" (тимчасовий термін зберігання).

Наприклад: "Оп. № 4-Т, спр. № 97".

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індексу "ОС" (особовий склад).

Наприклад: "Оп. № 4-ОС, спр. № 25".

В установах з річним документообігом менше ніж 600 документів допускається Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначаються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

Заглавия справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа опису справ установи, залежно від кількості таких справ можуть вноситися в річний розділ під літерними номерами (111-а, 346-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їхньою валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа до внесення змін. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, в якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, який охоплює справи опису; стисло характеризуються зміст і повнота документів у справах; розглядаються особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі.

Передмову підписує Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів). Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання за 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа ЕК установи, що проставляє гриф "Схвалено" на кожному примірнику опису.

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із их після затвердження повертається установі й зберігається Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа архівного фонду України постійно внутри себя, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у службі діловодства.

Складання й оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та перечень скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Висновок

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця бота органікличується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

складання підсумкового запису справи;

підшивання Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

назва ОДПС;

назва структурного підрозділу;

індекс справи;

заголовок справи;

№ тому;

дата;

кількість аркушів;

термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в их не Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх маленький зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного эталону Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа, включаються до описів справ.

Постійний термін зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організацій. Постійний термін зберігання доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об’єднань громадян.

Крім постійного й тимчасового термінів зберігання, для деяких справ удобного Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа застосування можуть також встановлюватися терміни, такі як "Доки мине потреба", "До заміни новими". Такі справи, як правило, складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підлеглих, і включають інструкції, методики роботи тощо, які є чинними тривалий час.

Використана література

1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.

2. Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.

3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.

4. Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання - контрольная работа: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

6. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

7. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.



zagalnij-naglyad-prokuraturi-ch1-referat.html
zagazirovannie-virabotki.html
zaglavnie-bukvi-osobennosti-shrifta.html